Když firma poprvé uvažuje o automatizaci, má obvykle seznam deseti věcí, které všechny „strašně zdržují". Začít se ale dá jen jednou. A podle toho, jak první projekt dopadne, se rozhodne, jestli budou další — takže výběr prvního procesu je důležitější než výběr nástroje.
Tři vlastnosti dobrého kandidáta
- Opakuje se často a pořád stejně. Proces, který běží dvacetkrát denně podle stejných pravidel, se automatizuje dobře. Proces, který běží jednou měsíčně a pokaždé trochu jinak, špatně — výjimky stojí víc než rutina.
- Má jasná pravidla. Pokud dnes umíte na papír napsat, jak se úloha dělá („když přijde objednávka nad limit, schvaluje ji vedoucí"), stroj to zvládne taky. Pokud pravidla existují jen v hlavě jednoho člověka, je prvním krokem je sepsat — to samo o sobě firmě pomůže.
- Dá se změřit. Kolik minut zabírá jeden kus dnes a kolik kusů za měsíc projde. Bez výchozího čísla nepoznáte, jestli se investice vrátila, a další rozhodování bude zase pocitové.
Co naopak odložit
Procesy, které se brzy změní (chystáte nový e-shop, měníte ERP), procesy s malým objemem a procesy, kde je většina práce úsudek, ne rutina. Taky vše, co stojí na systému, ke kterému nemáte přístup — tam je potřeba nejdřív vyřešit přístup, ne automatizaci.
Jak vypadá rozumný první krok
Vybrat jeden proces, zmapovat ho s lidmi, kteří ho dělají (ne s jejich nadřízenými — ti často popisují, jak by měl proces vypadat, ne jak vypadá), nasadit automatizaci s dohledem a měsíc sledovat chybovost. Až pak rozšiřovat. Je to pomalejší než „zautomatizujeme celou firmu", ale na rozdíl od velkých plánů to za půl roku ještě běží.