Ruční přenášení dat mezi systémy je nejdražší položka, která není v žádném reportu. Nemá nákladové středisko, nemá fakturu, je rozpuštěná v desítkách úvazků po pár minutách denně. Tady je jednoduchý způsob, jak si ji spočítat.
Vzorec na ubrousek
(minuty na jeden kus) × (kusů za den) × (pracovních dní) × (hodinová cena práce) / 60
Příklad, který vidíme často: objednávky z e-shopu se ručně zakládají do ERP. 4 minuty na objednávku, 40 objednávek denně, 250 dní v roce. To je 667 hodin ročně — třetina úvazku — jen na přepisování, které nikdo „nedělá", protože ho dělají všichni po troškách.
Co ve vzorci chybí (a hraje pro automatizaci)
- Chybovost. Člověk při přepisování chybuje řádově v procentech případů. Každá chyba znamená hledání, opravu, někdy dobropis a omluvu zákazníkovi.
- Špičky. Ruční proces se hroutí přesně tehdy, když se firmě daří — před Vánoci, při akci, při náběhu nového zákazníka.
- Zastupitelnost. Když přepisování umí jen paní Nováková, je dovolená paní Novákové provozní riziko.
Co s číslem udělat
Porovnat s cenou automatizace — poctivě, včetně provozu a údržby, ne jen pořízení. Někdy vyjde, že se automatizace nevyplatí: málo kusů, proces se brzy změní, systém nemá rozhraní a obcházet ho by bylo křehké. To je taky dobrý výsledek — aspoň víte, že rutinu platíte vědomě.
Častěji ale vyjde návratnost v měsících. Naše doporučení: spočítejte si tímhle vzorcem tři nejotravnější rutiny ve firmě. U té s nejlepším poměrem začněte.