Vytěžování faktur a přepisování dat: kolik to stojí a jak to zautomatizovat
Ruční přepisování faktur, objednávek a dokladů je nejdražší rutina ve většině firem, protože ji nikdo nevidí v jednom čísle. Jak si ji spočítat, jak funguje automatické vytěžování faktur a co dělat, když účetní program nemá API.
Přepisování dat je práce, kterou nikdo nemá v popisu, a přesto ji dělá půlka firmy. Faktura přijde e-mailem, někdo ji otevře, opíše dodavatele, částku, datum a variabilní symbol do účetnictví. Objednávka z e-shopu se přepíše do skladu. Čísla z tří systémů se přepíší do tabulky pro poradu.
Kolik to stojí
Spočítejte si to na jednom dokladu: kolik minut trvá přepsat a zkontrolovat, kolik jich měsíčně je, kolik stojí hodina člověka, který to dělá. K tomu přičtěte chyby: překlep ve variabilním symbolu znamená nespárovanou platbu, upomínku a hodinu dohledávání. U firmy s pár stovkami dokladů měsíčně vychází přepisování běžně na desítky hodin měsíčně. Přesné číslo pro vás vyjde v auditu, tady jen platí: je to víc, než si myslíte, protože je to rozptýlené mezi několik lidí.
Jak funguje automatické vytěžování faktur
Faktura v PDF nebo ve fotce se přečte, AI z ní vytáhne hlavičku i položky, systém je zkontroluje proti objednávce nebo číselníku dodavatelů a připraví zápis do účetnictví. Člověk vidí jen případy, kde si systém není jistý: nečitelný sken, neznámý dodavatel, částka nesedí s objednávkou. Těch bývá jednotky procent.
Funguje to s Pohodou, Money S3, ABRA, Heliosem, Flexi i s většinou dalších účetních programů. Nejde o nástroj, který koupíte. Jde o propojení toho, co už máte.
Když systém nemá API
Starší účetní nebo skladový program často nemá rozhraní, přes které by se dalo zapisovat. Pořád jsou tři cesty:
- Import souborů. Skoro každý program umí načíst XML, CSV nebo svůj vlastní formát. Systém ho připraví a program si ho vezme.
- Databáze. Někdy se dá číst nebo zapisovat přímo do databáze programu. Opatrně a po dohodě s výrobcem.
- Robot, který klikne za člověka. Když nic jiného nejde, program ovládá robot jako uživatel: otevře formulář, vyplní pole, uloží. Říká se tomu RPA. Je to nejkřehčí cesta, protože se rozbije při každé změně obrazovky, ale pro systémy, které se stěhovat nebudou, funguje roky.
Čím začít
Přijatými fakturami. Je jich hodně, mají pevnou strukturu a chyba v nich je drahá. Když se osvědčí, následují objednávky, dodací listy a smlouvy. Co se u vás vyplatí první, zjistíme v auditu; stavbu děláme od 50 000 Kč bez DPH a cenu znáte předem.